Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)

           

1.      Pengertian dan Tujuan MSDM

Kasmir(2003) : MSDM adalah perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian sumberdaya manusia dalam perusahaan ; agar dapat didayagunakan secara optimal untuk mendukung pencapaian sasaran perusahaan dalam lingkungan bisnis yang dinamis. Grifin(2002) : MSDM adalah serangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan pada usaha untuk menarik,mengembangkan, dan mempertahankan angkatan kerja yang effektif.

      MSDM memiliki tujuan berikut :

a.      Menjamin tersedianya SDM yang memiliki kompetensi dalam mengoperasikan perusahaan dalam berbagai lini kegiatan.

b.      Menekan biaya pengelolaan SDM, dengan cara mengendalikan biaya biaya yang muncul dari aktivitas pengelolaan SDM

c.       Meningkatkan produktivitas SDM melalui berbagai metoda seperti ; training, penempatan karyawan, promosi.

d.      Mempersiapkan kemampuan SDM yang dibutuhkan dalam bisnis ke depan agar lebih mampu beradaptasi dengan perubahan perubahan kebijakan perusahaan.

e.      Membangun kerja sama serta hubungan kemitraan yang baik antar SDM, maupun antara SDM dengan manajemen

2.                  Perencanaan sumber daya manusia

            Perencanaan SDM merupakan serangkaian kegiatan untuk memenuhi kebutuhan SDM dalam mengantisipasi perubahan bisnis dan organisasi dimasa datang. Perencanaan SDM akan mempengaruhi langkah langkah selanjutnya dalam MSDM seperti ; staffing, training and development, atau performance appraisal.

Tujuan perencanaan SDM mencakup :

a.     Mengantisipasi implikasi perubahan perubahan lingkungan strategis terhadap organisasi.

b.      Memastikan organisasi memperoleh dan mempertahankan jumlah dan  kualifikasi SDM yang diperlukan.

c.       Mencegah  masalah yang timbul dari potensi kelebihan atau kekurangan tenaga kerja.

Manfaat perencanaan SDM :

a.        Meningkatkan pendayagunaan dan produktivitas SDM

b.      Mengintegrasikan kegiatan kegiatan SDM secara effisien

c.       Melaksanakan program pengadaan karyawan baru secara ekonomis

d.      Mengembangkan informasi dasar manajemen SDM guna membantu aktivitas kerja manajemen dan unit unit lainnya.

e.      Mendukung keberhasilan program rekruitmen karyawan baru

f.        Mengkoordinasikan program program manajemen SDM lainnya

3.                  Tahap Tahap Perencanaan SDM

Dalam perencanaan SDM, prosesnya melalui tahap tahap berikut :

a.      Analisis pekerjaan , yaitu analisis sistimatis terhadap setiap pekerjaan dalam organisasi.. Analisis pekerjaan mencakup deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan standar pekerjaan.

Deskripsi pekerjaan(Job description) adalah sebuah pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tanggungjawab, wewenang, kondisi kerja(jam kerja, kondisi fisik tempat kerja, kesehatan lingkungan, dst) serta aspek aspek lainnya.

Spesifikasi pekerjaan(Job Spesification) adalah pernyataan mengenai siapa yang harus melaksanakan pekerjaan berikut persyaratannya.

Standar pekerjaan(Job Standard) adalah target kerja yang menjadi kriteria keberhasilan karyawan yang ditetapkan berdasarkan model pengukuran tertentu, komitmen antara pimpinan dengan karyawan, atau kontrak kerja. Standar pekerjaan mengacu kepada :

·         Efffisiensi (Waktu, biaya, proses)

·         Maksimasi (Laba,pendapatan)

·         Volume (Produksi, penjualan)

·         Akurasi dan kecepatan (Laporan, data)

Format 3 : Contoh Format Standar Pekerjaan

Tabel 8   :  Contoh Standar Kerja  Customer Service Bank

Kriteria Sifat	Kriteria Perilaku	Kriteria Hasil
Ramah Sopan Bersemangat Percaya diri Trampil Telaten Handal Tidak emosional Teliti Analisis/pemikir Simak aktif	Berpakaian dan berpenampilan rapih, dan bersih Percaya diri, akrab, sopan dalam melayani Mendengarkan masalah dan keluhan Tidak memotong pembicaraan Mampu menawarkan pemecahan masalah Mampu berkomunisasi dan meyakinkan	Jumlah kunjungan nasabah Jumlah nasabah baru Jumlah klaim yang bisa di selesaikan Jumlah produk bank yang ditawarkan Indeks kepuasan nasabah

b.   Memperkirakan permintaan dan penawaran SDM

Perkiraan  permintaan SDM bisa diperoleh dengan menggunakan berbagai teknik peramalan, diantaranya :

1)      Ramalan para ahli(Expert forecast) ; survey para manajer tentang kebutuhan penambahan karyawan bawahannya

2)      Indeksasi ; metoda estimasi kebutuhan karyawan berdasarkan standar indeks tertentu antara jumlah karyawan yang dibutuhkan dengan target aktivitas. Misalnya ; setiap penambahan pendapatan 100 juta akan memerlukan tambahan karyawan baru 1 orang.

3)      Ekstrapolasi ; metoda estimasi kebutuhan karyawan berdasarkan tingkat perubahan masa lalu. Misalnya ; Bagian Produksi rata rata menerima 4 orang karyawan baru per triwulan. Maka dalam satu tahun akan menerima 12 orang.

4)      Analisis anggaran ; metoda estimasi kebutuhan karyawan berdasarkan ketersediaan anggaran, khususnya anggaran belanja pegawai.

5)      Analisis trend ; metoda perkiraan dengan memperkirakan hubungan jumlah kebutuhan karyawan dengan variabel target organisasi seperti ; produksi, pendapatan, penjualan.

Untuk memperoleh gambaran supply SDM, dilaksanakan Analisis Supply SDM internal dan eskternal.;

1)    Internal supply ; jumlah dan jenis keryawan yang akan dipekerjakan perusahaan dalam jangka waktu tertentu.yang bersumber dari dalam perusahaan.

2)    External supply ; jumlah dan jenis keryawan yang akan dipekerjakan perusahaan dalam jangka waktu tertentu.yang bersumber dari luar perusahaan.melalui proses rekrutmen.

c.         Membuat bagan penggantian(replacement chart) ; membuat daftar setiap posisi manajerial, siapa yang akan menduduki jabatan tersebut, berapa lama menjabat sebelum pindah ke lokasi kerja lain, serta siapa yang memenuhi persyaratan sekarang

d.         Membuat sistim informasi karyawan(employee information system) atau persediaan ketrampilan(skill inventories) ; sistim computer yang mengandung informasi mengenai pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja, lingkungan, serta aspirasi masing masing karyawan.

e.         Menyesuaikan permintaan dan penawaran SDM ; Setelah merekonsiliasi antara perkiraan kebutuhan SDM dengan jumlah SDM yang ada, maka diperoleh gambaran deviasi, baik berupa kekurangan SDM, kekurangan skill, masalah kompensasi, atau masalah lainnya. Berdasarkan gambaran yang diperoleh, dirumuskan tujuan dan sasaran perencanaan, yaitu :

1)   Jika permintaan diproyeksikan melebihi supply, harus mengangkat lebih banyak karyawan.

2)   Jika supply internal melebihi permintaan perusahaan, terjadi surplus karyawan, sehinggga tindakan pengurangan karyawan harus diprogramkan.

3)   Jika supply dan permintaan sama sama tinggi, maka harus dilaksanakan seleksi,  penempatan, dan promosi atau  mentransfer SDM yang ada untuk memenuhi job requirement yang dibutuhkan.

4)   Jika permintaan dan supply rendah, harus dilaksanakan pengembangan atas SDM yang ada.

4.                  Menyusun staf organisasi

  Dalam menyusun staf organisasi diperlukan langkah berikut ;

a.      Melaksanakan rekrutmen ; menarik orang orang yang memenuhi persyaratan untuk  mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi. Rekrutmen terdiri atas ;

·         Rekrutmen internal ; menarik karyawan yang ada dalam perusahaan untuk mengisi kekosongan pekerjaan.

·         Rekrutmen eksternal ; menarik orang dari luar perusahaan untuk mengisi kekosongan pekerjaan

b.    Menyeleksi sumber daya manusia ; memilih orang orang yang memenuhi syarat untuk  dipekerjakanndalam organisasi. Dalam seleksi harus diadakan validasi atas informasi calon karyawan agar benar benar diperoleh karyawan yg produktif.

5.                  Mengembangkan karyawan

Pengembangan karyawan dapat dilakukan dengan mengadakan pelatihan dan penilaian kinerja :

a.        Pelatihan adalah upaya peningkatan ketrampilan, sikap, pengetahuan, atau ketiga

tiganya untuk meningkatkan kinerja karyawan. Pelatihan dapat berupa ;

o   Pelatihan saat bekerja(on the job training) ; pelatihan yang dilaksanakan saat karyawan bekerja.

o   Pelatihan diluar tempat kerja(off the job training) ; pelatihan yang dilaksanakan di suatu tempat terkendali di luar tempat kerja.

o   Pelatihan simulasi(vestibule training) ; pelatihan yang dilaksanakan dengan metode simulasi di luar tempat kerja.

b.        Penilaian kinerja(Performance appraisal) ; evaluasi atas prestasi kerja karyawan untuk menentukan sejauh mana karyawan telah melaksanakan pekerjaan secara effektif.

5. Kompensasi  dan tunjangan

a.      Griffin(2002) : Kompensasi adalah penetapan imbalan yang diberikan kepada individu           sebagai balas jasa atas kesediaan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas        dalam organisasi. Bentuknya bisa upah, gaji, atau insentif.

b.      Upah : kompensasi dalam bentuk uang yang dibayarkan berdasarkan jumlah waktu yang  digunakan untuk bekerja.

c.       Gaji : kompensasi dalam bentuk uang yang dibayarkan karena seseorang melaksanakan tanggung jawab pekerjaan.

d.      Program insentif ; program kompensasi khusus yang dirancang untuk meningkatkan motivasi kerja. Beberapa jenis insentif ;

·         Bonus ;  insentif kerja individu dalam bentuk pembayaran khusus yang melebihi  gaji karyawan.

·         Sistim upah berdasarkan prestasi(merit system salary) ; insentif individu yang menghubungkan kompensasi dengan kinerja dalam jabatan non penjualan.

·         Upah berdasarkan kinerja ; insentif individual yang  diberikan kepada manajer atas hasil kerja yang sangat produktif.

·         Profit sharing plan ; rencana insentif untuk membagikan bonus kepada karyawan jika laba perusahaan naik ke tingkat tertentu.

·         Gain sharing plan ; rencana insentif untuk membagikan imbalan kepada berbagai kelompok karyawan karena tercapainya perbaikan produktivitas.

·         Pay off knowledge plan ; rencana insentif untuk mendorong karyawan mempelajari ketrampilan baru atau menjadi trampil dalam pekerjaan lain.

e.      Tunjangan adalah bentuk kompensasi diluar  upah dan gaji termasuk :

·         Asuransi kompensasi pekerja ; asuransi untuk mengkompensasi pekerja yang mendapat kecelakaan di tempat kerja.

·         Rencana pensiun ; kompensasi yang dibayarkan setelah karyawan memasuki masa pensiun

·         Cafetaria benefit plan ; rencana tunjangan yang menetapkan batas batas tunjangan per karyawan, dan masing masing karyawan bisa memilih salah satu dari berbagai alternative tunjangan

6.      Persoalan hukum dan tantangan  dalam manajemen SDM

Beberapa masalah hukum dalam pengelolaan SDM ;

a.     Keselamatan dan kesehatan kerja ; perusahaan diwajibkan memiliki pedoman dan program yang menjamin  keselamatan dan kesehatan kerja karyawan.

b.    Pelecehan seksual ; praktek atau contoh perlakuan seksual yan tidak diterima dalam lingkungan kerja.

c.    Pengkaryaan atas keinginan ; perusahaan harus dapat mempertahankan atau memecat karyawan sesuai kebijakan mereka.

Tantangan tantangan dalam manajemen SDM ;

a.      Mengelola keanekaragaman angkatan kerja, yang terdiri atas banyak karakter seperti  sikap, nilai, serta perilaku, kemampuan fisik dan karakteristik lainnya.

b.      Mengelola karyawan berilmu(knowledge worker) ; karyawan memiliki keahlian, terutama dalam beberapa dasar ilmu abstrak.Lebih mandiri dan lebih loyal kepada profesi.

c.       Mengelola pekerja paruh waktu dan temporer, yaitu pekerja non permanen dan pekerja yang dikontrak atau disewa.

7.      Tenaga kerja terorganisir

a.      Grifin(2002) :  Serikat buruh adalah kelompok individu yang bekerja bersama untuk tujuan bersama, yang berkaitan dengan  pekerjaan seperti upah  yang lebih tinggi, jam kerja, jaminan pekerjaan, tunjangan serta kondisi kerja lebih baik.

b.      Hubungan serikat karyawan dengan manajemen disebut  relasi tenaga kerja, yaitu proses menyelesaikan masalah buruh yang diwakili serikat buruh dan manajemen.

c.       Kerangka hubungan serikat karyawan dengan manajemen mencakup  tiga  fihak, yaitu ; para karyawan dan wakil wakilnya, para manajer, dan wakil pemerintahan.

d.      Masalah masalah yang dirundingkan antara manajemen dengan serikat buruh :

·         Kompensasi ; ketentuan kontrak kerja karyawan yang menyangkut penyesuaian gaji atau biaya hidup.

·         Wage reopener clause ; ketentuan yang memungkinkan tarif upah dirundingkan kembali selama masa berlaku kontrak.

·         Tunjangan kerja ; tunjangan pensiun, tunjangan cuti, kondisi kerja.

·         Keamanan kerja ; terutama menyangkut PHK. Jika ada program pengurangan jumlah tenaga, karyawan senior lebih dipertahankan.
Hak manajemen ; manajemen menghendaki kebijakan penuh dalam perekrutan karyawan, serikat karyawan minta dilibatkan.

·         Masalah masalah lain ; jam kerja, tarif lembur, pekerja tidak tetap, outsourcing, penyampaian keluhan, dst.

e.      Impasse(kebuntuan) ; situasi yang terjadi ketika tidak tercapai  kesepakatan kontrak baru setelah terjadi sejumlah tawar menawar. Jika terjadi kebuntuan, maka akan terjadi kemungkinan tindakan buruh ;

·         Pemogokan ; aksi tenaga kerja dimana karyawan untuk sementara keluar dari tempat kerja dan menolak bekerja.

·         Pemogokan ekonomi ; pemogokan yang didorong oleh jalan buntu menyangkut satu atau lebih butir tawar menawar.

·         Pemogokan simpati ; pemogokan satu kelompok serikat buruh untuk mendukung aksi serikat buruh lain.

·         Pemogokan liar ; pemogokan yang tidak mendapat wewenang serikat buruh.

·         Picketing ; para pekerja melakukan demonstrasi di pintu masuk fasilitas perusahaan.

·         Boikot ; para pekerja menolak membeli produk dari pemberi kerja dan mendorong konsumen melakukan hal yang sama.

·         Perlambatan kerja ; para pekerja melaksanakan pekerjaan lebih lambat..

f.        Taktik manajemen menghadapi aksi serikat buruh :

·         Lockout ; para pekerja ditolak masuk ke tempat kerja pembei kerja.

·         Strike breaker ; mempekerjakan tenaga dalam jangka waktu sementara atau permanen untuk menggantikan pekerja yang mogok.

·         Mediasi ; metode menyelesaikan perselisihan tenaga kerja oleh pihak ketiga berupa saran, tetapi bukan keputusan manajemen.

·         Arbitrasi sukarela ; metode menyelesaikan perselisihan tenaga kerja dimana kedua belah fihak setuju untuk menerima penilaian oleh pihak netral.

·         Arbitrasi wajib ; metode menyelesaikan perselisihan tenaga kerja dimana kedua belah fihak secara hukum dituntut untuk menerima penilaian oleh pihak netral.